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Seguimiento y Soporte a ProyectosProject Tracking and Support

PMO externalizada, control de hitos, gestión de cambios, reporting ejecutivo y soporte post go-live.Outsourced PMO, milestone control, change management, executive reporting and post go-live support.

PMO + Post go-livePMO + Post go-live 7.4 · Proyectos de tecnología7.4 · Technology projects

¿Qué es este servicio?What is this service?

Es una oficina de proyectos externa: alguien que controla los hitos, gestiona los cambios, sigue los riesgos, reporta a la dirección en lenguaje de negocio y acompaña el período posterior a la puesta en marcha, sobre proyectos que ejecutan otros.

An external project office: somebody controlling milestones, managing changes, tracking risks, reporting to management in business language and covering the period after go-live, over projects executed by others.

¿Para qué se usa?What is it used for?

Sirve para detectar que el proyecto va mal cuando todavía se puede corregir. Aclaración necesaria: una oficina de proyectos no arregla un proyecto mal diseñado, solo hace visible el problema antes. Y si el reporte que produce es un semáforo en verde todas las semanas hasta el día del desastre, lo contratado no es control sino un ritual. El valor está en que alguien sin interés en el resultado técnico revise si los hitos se cumplieron de verdad.

It reveals that the project is going badly while it can still be corrected. A necessary clarification: a project office does not fix a badly designed project, it only makes the problem visible sooner. And if the report it produces is a green traffic light every week until the day of the disaster, the money is not buying control but a ritual. The value lies in having somebody with no stake in the technical outcome check whether milestones were genuinely met.

Qué beneficios traeBenefits it delivers

  • El seguimiento independiente detecta la desviación cuando son semanas de retraso y no meses.
  • La dirección recibe información en términos de costo, plazo y riesgo, no en jerga técnica que nadie del comité puede cuestionar.
  • Los cambios quedan registrados con su impacto, así que al final del proyecto se sabe exactamente por qué costó lo que costó.
  • El acompañamiento posterior a la puesta en marcha evita el vacío clásico: el proveedor se fue, el sistema falla y nadie es responsable.
  • Independent tracking catches the slippage when it is weeks late rather than months.
  • Management receives information in terms of cost, time and risk, not in technical jargon nobody on the committee can challenge.
  • Changes are logged with their impact, so at the end of the project it is clear exactly why it cost what it cost.
  • Post go-live support avoids the classic vacuum: the supplier has gone, the system fails and nobody is responsible.

¿En qué momentos es obligatorio?When is it mandatory?

Costa RicaCosta Rica

  • No hay ninguna obligación legal de tener una oficina de proyectos en Costa Rica.
  • Lo que obliga es la rendición de cuentas hacia quien puso el dinero: junta directiva, casa matriz o socio inversor.
  • En entidades supervisadas, el Acuerdo CONASSIF 5-24 exige gobierno sobre los proyectos tecnológicos y su riesgo, y el seguimiento formal es la evidencia de que ese gobierno existe.
  • There is no legal obligation to have a project office in Costa Rica.
  • What binds is accountability to whoever put up the money: board, parent company or investing partner.
  • In supervised entities, CONASSIF Agreement 5-24 requires governance over technology projects and their risk, and formal tracking is the evidence that governance exists.

InternacionalInternational

  • Ningún marco internacional exige contratar una oficina de proyectos.
  • ISO 27001 exige tratar la seguridad dentro de la gestión de proyectos, lo que implica que alguien la esté siguiendo con método.
  • Es habitual que las casas matrices impongan a sus filiales un formato y una periodicidad de reporte de proyectos, con auditoría interna detrás.
  • No international framework requires contracting a project office.
  • ISO 27001 requires security to be handled within project management, which implies somebody is tracking it methodically.
  • Parent companies commonly impose a project reporting format and cadence on their subsidiaries, with internal audit behind it.

Requisitos mínimosMinimum requirements

  • Acceso real a la información del proyecto: planes, actas, presupuesto ejecutado y no solo lo que el proveedor quiere mostrar.
  • Un mandato claro de la dirección: si la oficina reporta pero no tiene respaldo para escalar, el informe se archiva sin leerse.
  • Hitos y criterios de aceptación definidos. Sin ellos no hay contra qué medir el avance.
  • Periodicidad de reporte acordada y un comité que efectivamente se reúna a revisarlo.
  • Genuine access to project information: plans, minutes, spend to date and not only what the supplier wants to show.
  • A clear mandate from management: if the office reports but has no backing to escalate, the report is filed unread.
  • Defined milestones and acceptance criteria. Without them there is nothing to measure progress against.
  • An agreed reporting cadence and a committee that actually meets to review it.

Plazo típico de entregaTypical delivery time

Duración del proyecto For the life of the project rango habitual del mercado usual market range

El servicio dura lo que dure el proyecto que sigue, más el período de acompañamiento posterior a la puesta en marcha, que suele ir de cuatro a doce semanas según la criticidad del sistema. Cuando se contrata como oficina permanente sobre una cartera de proyectos, es un servicio continuo por doce o veinticuatro meses. La incorporación toma de dos a cuatro semanas para revisar el estado real de lo que ya está en marcha, que rara vez coincide con el estado reportado.

The service lasts as long as the project it tracks, plus the post go-live support period, usually four to twelve weeks depending on how critical the system is. Contracted as a permanent office over a portfolio, it becomes a continuous service for twelve or twenty-four months. Onboarding takes two to four weeks to review the real state of what is already under way, which rarely matches the reported state.

NomenclaturaTerminology

Las siglas y estándares que aparecen en esta ficha, explicados. The acronyms and standards used on this page, explained.

PMOPMO
Oficina de gestión de proyectos: la función que controla plazos, costos, cambios y riesgos de forma independiente de quien ejecuta. Project management office: the function controlling time, cost, change and risk independently of whoever executes.
Riesgo · IncidenciaRisk · Issue
El riesgo es algo que puede pasar y todavía se puede evitar; la incidencia ya pasó y hay que resolverla. Confundirlos es el error más común. A risk is something that may happen and can still be avoided; an issue has already happened and must be resolved. Confusing the two is the commonest mistake.
HypercareHypercare
El período reforzado justo después de la puesta en marcha, con atención prioritaria mientras el sistema se estabiliza. The reinforced period right after go-live, with priority attention while the system settles.
Ruta críticaCritical path
La secuencia de tareas que no admite retraso: si una se atrasa, el proyecto entero se atrasa. The sequence of tasks with no slack: if one slips, the whole project slips.
Lecciones aprendidasLessons learned
El cierre documentado de qué salió mal y por qué, para que el siguiente proyecto no repita el mismo error. The documented closure of what went wrong and why, so the next project does not repeat the same mistake.